Libri sociali obbligatori per srl e spa (quindi anche per SSD) e loro aggiornamento

Fra libri dei verbali delle assemblee e le delibere del CdA e altro collegabile a questa materia, non possono essere sottovalutati gli obblighi previsti dall’ articolo 2478 del codice civile

Per quanto attiene alle società a responsabilità limitata (srl), l’articolo 2478 del codice civile prevede, tra gli altri, quali Libri obbligatori:

– il Libro delle decisioni dei soci: in questo Libro vengono annotati i verbali delle assemblee, anche se redatti per atto pubblico, e le decisioni assunte per mezzo di consultazione scritta o consenso espresso per iscritto. Sono gli amministratori ad avere il compito di trascrivere «senza indugio» i verbali e le decisioni nel Libro delle assemblee. La relativa documentazione viene conservata dalla Società, ove per documentazione si intendono tutti gli atti inerenti alla convocazione dell’assemblea, le deleghe per la rappresentanza in assemblea, ecc.

Nel Libro Assemblee, anche nel caso delle società per azioni (S.p.A.) devono essere trascritti anche i verbali redatti per atto pubblico, nonché le assemblee andate deserte, specificando, quando possibile, il numero dei presenti. Il verbale di assemblea, in caso di approvazione del bilancio di esercizio, deve precisare la destinazione degli utili od il modo attraverso cui vengono coperte le perdite. Tutti i verbali devono essere firmati dal presidente dell’assemblea, dal segretario e dal notaio, in caso di assemblea straordinaria (articoli 2421 e 2375 del Codice civile);

– il Libro delle decisioni degli amministratori: in esso sono annotate e trascritte le deliberazioni del Consiglio di Amministrazione che risultano dai relativi verbali. Questo Libro deve essere tenuto a cura degli amministratori.

In ogni verbale vanno indicati gli amministratori ed i sindaci presenti alla riunione. Tutti i verbali devono essere firmati dal presidente dell’assemblea e dal segretario (articolo 2421 del Codice civile).
Nessuna delle disposizioni citate prevede l’obbligo di trascrizione, sui Libri, verbali di bilancio e nota integrativa. Quindi, non emerge un espresso obbligo di tale trascrizione sui Libri sociali, ferma restando la possibilità di trascrivere bilancio e nota integrativa per rendere noto ai soci, e in particolare ai soci e/o agli amministratori assenti, il contenuto delle attività deliberative dell’assemblea e/o del Consiglio.